Vediamo quali sono le attività che si completano attraverso un CMS.

1. Installazione ed amministrazione.
Questa attività viene svolta da un responsabile sistemistico. Si tratta di installare l'applicazione e di configurare correttamente gli utenti del sistema, con la possibilità di differenziare gli utenti ed i loro ruoli. È possibile definire quali persone possono editare quali tipi di contenuti: ad esempio potremmo avere un utente che si occupa della pubblicazione e manutenzione delle pagine di informazioni generali, e poi diversi utenti per le varie linee di prodotto.

2. Definizione della grafica.
Questo tipo di attività deve essere realizzata da personale specializzato. Vanno definiti i loghi, i colori, la struttura delle pagine ecc.. Bisogna individuare le categorie di informazioni da pubblicare e realizzare una struttura grafica per ognuna di esse. Ad esempio si definiranno gli standard grafici da seguire per la presentazione di un prodotto dell'azienda, piuttosto che la pubblicazione di una news.

3. Realizzazione dei template.
Sulla base del progetto grafico si realizzano i template per i diversi tipi di contenuti individuati. È questa una attività che richiede conoscenze su HTML e linguaggi di programmazione. In sostanza si predispongono sul sistema regole e strutture per la creazione dei contenuti, come se fossero dei prestampati di fax, bolle e fatture previsti dall'amministrazione.

4. inserimento e modifica dei contenuti.
È questa la fase più interessante ed importante utilizzando un CMS. L'utente se deve creare una nuova pagina o aggiungere nuovi contenuti ad una pagina esistente non fa altro che selezionare il template opportuno da utilizzare. Se è stato inserito un template di paragrafo per i prodotti, l'utente avrà a disposizione una finestra di dialogo in cui andranno definiti gli elementi previsti, ad esempio un titolo di paragrafo, un nome del prodotto, una descrizione, una immagine da associare, un link ad un documento pdf da scaricare. L'utente riempie le diverse caselle, il software provvede a collocare gli elementi sulla pagina, a formattare i testi con i font previsti, ad applicare i colori. È possibile fare un preview di quanto realizzato, ed in seguito decidere di pubblicare il tutto sul sito pubblico.


Nella pagina "Un esempio pratico" puoi vedere come si aggiunge un nuovo paragrafo utilizzando Magnolia.

Abbiamo visto quali dovrebbero essere gli obiettivi da raggiungere nella realizzazione di un sito web aziendale. Vediamo ora quali sono i vantaggi determinati dall'utilizzo di un CMS moderno come ad esempio Magnolia.

1. Autonomia di chi aggiorna i contenuti.
Le informazioni sull'azienda e sui prodotti non possono essere aggiornate ne da consulenti grafici o informatici esterni, ne da una eventuale struttura IT interna. Un CMS permette di svincolare chi detiene le inforamzioni da pubblicare

2. Seguire l'evoluzione dell'azienda.
Il sito potrà essere costantemente aggiornato evitando permanenza di informazioni obsolete sull'azienda che hanno un impatto negativo sul marketing.

3 . Creare un sito vitale.
Un sito continuamente aggiornato è interessante per il visitatore: si pubblicheranno nelle "news" informazioni su eventi organizzati dall'azienda, nei "case history" si presenteranno le esperienze maturate.  

4. Creare un sito graficamente coerente.
L'utilizzo dei template garantisce la coerenza grafica dell'intero sito. La struttura del sito, i link tra le pagine vengono gestite dal sistema.

5. Semplificare il lavoro a chi non si occupa di informatica.
E' uno strumento semplice da utilizzare per chiunque, le pagine sono modificabili da qualunque browser (anche stando a casa), si possono controllare i risultati prima di pubblicare.

6. Gestione degli utenti.
E' possibile differenziare gli utenti in funzione delle competenze, possiamo demandare la pubblicazione degli aggiornamenti ad un responsabile.

7. Solidità e scalabilità.
L'utilizzo di un CMS di qualità garantisce elevati livelli di sicurezza, strumenti per la scalabilità ed in generale strumenti di amministrazione adeguati.

8. Estensione ed integrazione.
La possibilità di sviluppare codice che estende le funzioni base del CMS permette di integrare il sistema con la struttura IT esistente.